Supplier Portal Nutzungsbedingungen

Stand 5 September 2026

Bedingungen für Supplier-Konten und personalisierte Supplier-Gastlinks.

1 Zweck und Adressaten

Das Supplier Portal ermöglicht eingeladenen geschäftlichen Lieferanten und deren Vertretern, angeforderte Produktdaten, Erklärungen und Nachweise an einen Passvanta-Kunden zu übermitteln. Es richtet sich ausschließlich an Unternehmer und Personen, die in beruflicher Funktion handeln.

2 Zugang

Der Zugang erfolgt über ein Supplier-Konto oder einen personalisierten Gastlink. Gastlinks sind vertraulich, zeitlich begrenzt und dürfen nicht weitergegeben werden. Nutzer halten Kontaktdaten aktuell und schützen Zugangsdaten. Passvanta darf einen Zugang bei Sicherheitsrisiken, Zweckentfremdung oder auf Weisung des einladenden Kunden sperren.

3 Sichtbarkeit

Supplier sehen nur Anfragen, Felder, Dokumente und Statusinformationen, die ihnen ausdrücklich zugewiesen oder freigegeben wurden. Ein Zugriff auf den vollständigen DPP, interne Bewertungen oder Daten anderer Organisationen besteht nicht, sofern der einladende Kunde dies nicht ausdrücklich freigibt.

4 Übermittelte Inhalte

Der Supplier gewährleistet, dass Angaben nach bestem Wissen richtig, aktuell und vollständig sind und dass er zur Übermittlung berechtigt ist. Er kennzeichnet Unsicherheiten und korrigiert erkannte Fehler unverzüglich. Rechte an den Inhalten verbleiben beim Berechtigten; für die Bearbeitung der Anfrage wird Passvanta und dem einladenden Kunden ein nicht ausschließliches, zweckgebundenes Nutzungsrecht eingeräumt.

5 Vertraulichkeit und Datenschutz

Nicht öffentliche Anfragen und Daten sind vertraulich. Personenbezogene Daten dürfen nur übermittelt werden, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, private Ausweise, vollständige Zahlungsdaten und nicht erforderliche personenbezogene Angaben dürfen nicht hochgeladen werden. Der einladende Kunde ist regelmäßig Verantwortlicher; Passvanta verarbeitet die Inhalte als dessen Auftragsverarbeiter.

6 KI Verarbeitung

Hochgeladene Dokumente können durch Mistral AI, OpenAI oder Google Gemini automatisiert ausgewertet werden, um Felder vorzuschlagen und Evidenz zuzuordnen. Die Ergebnisse werden nicht als vom Supplier bestätigte Tatsache behandelt, bis eine berechtigte Person sie geprüft oder freigegeben hat.

7 Unzulässige Nutzung

Untersagt sind falsche Identitäten, Schadsoftware, rechtswidrige Inhalte, Umgehung von Zugriffsbeschränkungen, automatisierte Massenzugriffe, Sicherheitsprüfungen ohne Freigabe und jede Nutzung außerhalb der konkreten Lieferantenanfrage.

8 Kosten und Verfügbarkeit

Der Basiszugang für eingeladene Supplier ist unentgeltlich, sofern kein gesonderter Vertrag geschlossen wird. Ein Anspruch auf dauerhafte Verfügbarkeit oder bestimmte Funktionen besteht nicht. Geplante Wartung und erforderliche Sicherheitsmaßnahmen können den Zugang vorübergehend einschränken.

9 Haftung

Für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und zwingende gesetzliche Haftung gilt unbeschränkte Haftung. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Passvanta nur für die Verletzung wesentlicher Pflichten und begrenzt auf den vorhersehbaren, typischen Schaden. Die fachliche und rechtliche Verantwortung für Lieferantenerklärungen verbleibt beim Supplier und beim einladenden Kunden entsprechend ihrer jeweiligen Rolle.

10 Ende des Zugangs

Der Supplier oder der einladende Kunde kann den Zugang beenden. Passvanta darf Gastlinks widerrufen und inaktive Konten nach Ankündigung schließen. Bereits an den Kunden übermittelte Inhalte können dort entsprechend Vertrag, gesetzlichen Pflichten und Dokumentationszwecken fortbestehen.

11 Recht und Sprache

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Für Kaufleute und juristische Personen des öffentlichen Rechts ist Gerichtsstand der Sitz von Passvanta. Bei Abweichungen zwischen deutscher und englischer Fassung geht die deutsche Fassung vor.